Segundo Trabajo Individual , Noviembre 15

Los desafios de del director de proyedctos con un equipo de teletrabajo

Introducción

En la actualidad es común que las empresas por cuestiones de costos  y ahorro en tiempo de traslado e infraestructura, así como para poder lograr horarios de cobertura más amplios para sus clientes, optan por el tele trabajo como una gran alternativa.

Desarrollo

Este es un tema con el cual estoy ampliamente familiarizado, ya que en mi rol actual me enfrento diariamente con los retos que manejar equipos de trabajo remotos presenta.  Tal como se ha comentado extensamente y tomando también como referencia la lectura “El Perfil  del Gerente de Proyectos”  podemos ver que uno de los principales retos que se presentan al intentar dirigir un equipo remoto se encuentra en la perdida de la interacción personal, la cual es clave para ver y evaluar los gestos y reacciones del equipo a las instrucciones y asignaciones presentadas. Con base a esto podemos elaborar un poco mas en los restos específicos para posteriormente evaluar como se pueden desarrollar las habilidades del líder proyectos en estas circunstancias.

Dificultades enfrentadas:

·         Carencia de interacción personal lo que dificulta el establecimiento de lazos entre las partes.

·         Adaptación a diversos horarios.

·         Dependencia en medios tecnológicos para poder mantener canales de comunicación abiertos.

·         Dificultades para concentrar a los interesados en un mismo recinto y enfocados en un mismo tema.

Necesidades y mecanismos para mitigar el impacto de las dificultades:

·         Creación de comunidades virtuales

·         No dejar supuestos en el aire y asegurarse de que todas las instrucciones están respaldadas por entregables concretos y medibles.

·         Establecer un cronograma que pueda trabajarse alrededor de las barreras de la comunicación y horarios.

·         Establecer sitios virtuales en los que los interesados puedan interactuar entre si sin necesidad de acudir de reuniones mas formales.

Habiendo expuesto algunas alternativas de mitigación así como las dificultades que se pueden enfrentar, podemos poner estas dificultades en el contexto de las competencias del Director de proyectos , en el sentido en el que la mayoría de las mismas puede ayudar a minimizar el impacto que la distancia entre los miembros del equipo puede tener en el resultado final del proyecto.

Algunas de las competencias según se establece en las lecturas de esta semana que podrían potenciar el éxitos de equipos de teletrabajo son.

·         La generación de equipos auto-dirigidos

·         Crear un equipo cuya inteligencia emocional sea alta y estable

·         Potenciar al máximo nuestra asertividad, ya que al no estar de frente a las personas e mas difícil lograr que la misma se de.

·         Habilidades de negociación: Se debe contar con una combinación de asertividad e inteligencia emocional  para poder manejar negociaciones, especialmente cuando las mismas van en torno a temas complicados para el proyecto.

Conclusiones

·         El manejo de equipos remoto presenta retos adicionales a los que se presentan en cualquier operación regular de manejo de equipos de trabajo o proyectos.

·         El manejo de equipos remotos o de teletrabajo requiere que el director de proyectos aplique al máximo sus competencias.

·         Si bien es cierto es rentable para efectos de costos brutos , puede traer costos ocultos que deben ser considerados

Recomendaciones

Antes de aventurarse a establecer como política o práctica común el teletrabajo se debe tener una infraestructura adecuada que permita dar soporte y facilitar el trabajo de los equipos de teletrabajo , para evitar agregar dificultades adicionales , a la ya difícil tarea de trabajar bajo esta metodología.

 

	Maestría en Administración de Proyectos Planificación de los recursos Humanos y las Comunicaciones Profesor: Juan Carlos Navarro

[Primer trabajo individual] Fecha de entrega: Jueves 8 de Noviembre de 2012

Aldo Di Luca Monge

 

En toda comparación deben existir tanto similitudes como aspectos en los que los temas u objetos a ser comparados difieren. En este caso me parece importante por resaltar la principal diferencia entre ambos libros, esta diferencia reside en que mientras el libro de Pablo Lledo tiene una aproximación mas integral y una aproximación más abierta al tema, el PMBOK presenta una exposición mas estructurada y enfocada a aspectos estandarizados de formato y forma.

Habiendo expresado esto, podemos proseguir con las similitudes, las cuales se presentan de manera puntual a continuación.

El libro de Lledo utiliza como referencia algunos de los procesos del PMBOK, en este contexto , podemos ver  que el libro de Lledo elabora sobre las áreas del conocimiento de la Gestión de recursos humanos sobre las que se basa el PMBOK como los son

a.       Desarrollo de un plan de recursos Humanos

b.      Adquirir el equipo

c.       Desarrollar el equipo

d.      Gestionar el equipo

Incluso podemos ver que en el libro de Lledo se elabora ampliamente sobre las mismas herramientas que se presentan en el PMBOK como opciones para la adecuada gestión de los recursos humanos. En este caso, tal como lo comento anteriormente, considero que una de las principales diferencias que podemos encontrar es que Lledo tiene un enfoque menos rígido y formal en al forma en la que presenta sus argumentos. Entre estas herramientas podemos ver como se hace mención en ambos textos a la utilización de Organigramas, Matrices RACI, histograma de recursos y Matrices RAM entre otros.

Algunos de los aspectos que hacen el enfoque de Lledo mas accesible es el hecho de que el mismo presenta ejercicios que permiten que el lector compruebe sobre la marcha la comprensión de la lectura.

Me parece que los aportes que uno puede brindar sobre el otro, no son muchos, y más bien las diferencias y valor agregado es el enfoque que cada autor brinda. Adicionalmente a lo ya comentado podemos ver que Lledo incorpora algunos elementos adicionales para enriquecer el aprendizaje, estos elementos incorporan una visión mas amplia de la gestión del recurso humano desde la composición de las necesidades tal como lo presenta  Maslow hasta las teorías de expectativas, a continuación podemos elaborar brevemente algunos de esto elementos adicionales así como una breve reseña del valor que los mismo aportan

1.       modelo de “Desarrollo del equipo”  de Tuckman: Nos brinda una perspectiva más amplia de los procesos involucrados en la conformación de un equipo de trabajo, así como los componentes que cada uno de estos procesos contempla.

2.       Estilos de Liderazgo: nos presenta los diferentes estilos de liderazgo que puede adoptar el líder de un equipo , mediante la comprensión de estos estilos , podemos comprender sus beneficios y contras , así como comprender cual es más adecuado para las necesidades, este también puede variar según la etapa del proyecto en la que nos encontremos

A. Directivo

B. Consultivo

C. Participativo

D. Facilitador

3.       Motivación basada en la pirámide de las necesidades de Maslow: Mediante la comprensión del modelo de Maslow que nos plantea as etapas en las que evolucionan las necesidades de las personas , podemos también comprender la manera en al que evolucionan las necesidades de las personas que integran nuestro equipo de trabajo , asi como la necesidades del equipo como un todo.

En resumen:

·         El libro de Lledo se basa en las áreas del conocimiento del PMBOK

·         Lledo presenta un enfoque más integral y no tan rígido como el del PMBOK

·         Lledo incorpora teorías y fundamentos de otros autores como Maslow para enriquecer su exposición.

·         Lledo incorpora algunos ejercicios de auto aplicación para facilitar el aprendizaje.

Pablo Lledo; ABC para el Director de Proyectos ap_lledo_1.1 UCI Costa Rica 2012_05

Project Management Institute; PMBOK_Guide_Fourth_Ed (1)

Aclaracion Caso#1

Este comentario es solo para aclarar que el formato de este Blog no es compatible con algunas de las herrameintas para generar diagrams de flujo , por o que algunos graficos no se ven en mi entrada del caso #1

Caso 1

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

CASO #1 SEMANA 2

CASO EMPRESA ADPRO

PROFESORA:

JAZMIN CHARPENTIER

GRUPO 6 INTEGRANTES:

ALDO DI LUCAMONGE

HAYRO ZÚÑIGA GÓMEZ

Contenidos

1. Antecedentes: 3

2. Supuestos Adicionales. 4

2.1. Supuestos 1. 4

2.2. Supuestos 2: Como parte del proceso de iniciación de la etapa inicial se llevaran a cabo las siguientes actividades: 4

2.3. Supuestos 3: 4

2.4. Supuestos 4. 4

3. Respuesta pregunta 1 caso#1: 5

3.1. Definir el alcance: 5

3.2. Definir los interesados: 5

3.3. Definir riesgos: 5

4. Respuesta pregunta 2 caso #1: 6

4.1. Supuesto: 6

4.2. Matriz para la evaluación del peso de los StakeHolders/Interesados: 8

4.3. Representación grafica de los Stakeholders/interesados: 9

5. Factores que podrían hacer que el proyecto fracase. 10

5.1. Riesgo de que la compra no se concrete: 10

5.2. Cambios en los requerimientos: 10

5.3. Cambios en las condiciones financieras de la empresa. 10

5.4. Influencia de la organización en la dirección del proyecto: 10

1. Antecedentes: La empresa Adpro lo ha contratado a usted para dirigir el siguiente proyecto: “Compra de una bodega”

Este proyecto le permitirá almacenar sus artículos y ofrecer un mejor servicio a los clientes.

La empresa tiene 10 años de existir en el mercado.

Los proyectos los han ejecutado con base en su experiencia y no tienen conocimientos de administración de proyectos

Produce artículos de aseo para el hogar. (Algunos artículos pueden ser inflamables)

Tiene 1500 clientes (supermercados, amas de casa, pulperías, escuelas, colegios)

Requiere tener una bodega de fácil acceso ya que lo visitarán al menos 50 clientes al día.

Su estructura organizativa es la siguiente.

La bodega que podrían comprar está ubicada a 200 metros de las oficinas actuales, la cual posee todas las características requeridas, está en un lugar comercial cerca de una guardería de niños y una escuela.

Se le pide:

1. Cuáles serían las tres actividades que usted realizaría antes de presentar su propuesta del proyecto al Gerente de la empresa, explique ampliamente?

2. Cuales considera usted que son los involucrados y cuál es la importancia de cada uno de ellos?

3. Mencione dos factores que podrían hacer que este proyecto fracase.

2. Supuestos Adicionales

2.1. Supuestos 1

2.1.1. El proyecto se ejecutará con 1 sola fase, y es Comprar la bodega, para ello es necesario activar los 5 grupos de procesos, comenzando por el grupo de iniciación.

2.1.2. Se cuenta con un presupuesto de₡ 100,000

2.1.3. La compra de la bodega debe realizarse a más tardar el 1 de Junio del 2012.

2.2. Supuestos 2: Como parte del proceso de iniciación de la etapa inicial se llevaran a cabo las siguientes actividades:

2.2.1. Elaborar el acta de constitución del proyecto (charter) (cap 3, 3.3.1, pág 46)

2.2.2. Registro de interesados y la estrategia de gestión de los interesados (cap 3, 3.2.2, pág 46)

2.2.3. Levantamiento de requerimientos (cap 3, 3.4.2, pág 49)

2.3. Supuestos 3:

2.3.1. Se evaluaran otras alternativas de bodegas para contar con una base de mercado para realizar la oferta al dueño de la bodega.

2.4. Supuestos 4: En el proceso de planeación de la etapa inicial se llevaran a cabo las siguientes actividades.

2.4.1. Asegurar técnicamente las condiciones ambientales que garanticen la seguridad de los artículos que pueden ser inflamables

2.4.2. Analizar la capacidad de la bodega en metros cuadrados en función de la cantidad de artículos que la empresa comercia y la capacidad futura de crecimiento que pueda tener por ampliar su cartera de clientes.

2.4.3. Explorar otras opciones de compra cercanas a la oficina actual para poder comparar precios y características de la bodega.

3. Respuesta pregunta 1 caso#1: Previo a presentar una propuesta de proyecto al gerente se debería como mínimo desarrollar lo siguiente.

3.1. Definir el alcance:

3.1.1. Alcance del proyecto

3.1.1.1. Este proyecto afectara todas las áreas funcionales de la empresa así como la gerencia general y financiera

3.1.1.2. Dentro del alcance se deberá contemplar con una partida presupuestaria de ₡ 100,000

3.1.1.3. Se requerirá de el involucramiento y compromiso de las áreas funcionales como la gerencia de planta y personal de bodega

3.2. Definir los interesados: La definición de los interesados será fundamental para determinar el peso, jerarquía y rol que jugaran los interesados. Esto se detallara en la sección 3

3.3. Definir riesgos: Al identificar claramente los riesgos se disminuye la incertidumbre del proyecto y permite tomar acciones a priori para minimizar su impacto. Estos serán desarrollados en la sección 4.

4. Respuesta pregunta 2 caso #1:

4.1. Supuesto: La bodega requerirá modificaciones estructurales para adaptarla a las necesidades del personal así como las de los proveedores y clientes. Parte del alcance del proyecto será satisfacer necesidades de clientes y proveedores así como funcionales.

ID	Puesto	Requerimientos	Expectativas	Influencia/jerarquía
1	Gerente de la Empresa	Requiere que el proyecto se ejecute en el menor tiempo posible y con el menor costo posible	Ejecución exitosa	Maneja el presupuesto y basado en el Charter (Acta constitutiva del proyecto) decidirá si continua con el proyecto
2	Director del proyecto (subcontratado por la empresa)	Presupuesto y personal para ejecutar el proyecto	Compromiso de la empresa para permitir que el proyecto se ejecute bajo la metodología que les será planteada	Tendrá jerarquía sobre los equipos funcionales que deberán ejecutar las diferentes tareas
3	Dueño Actual de la bodega	Cumplimiento de opción de compra-venta	Obtener un precio justo	Influye únicamente sobre el costo de la propiedad
4	Usuarios finales ( supervisores y gerentes del personal que laborara en la nueva bodega)	Este grupo tiene requerimientos específicos de: 1. Tamaño 2. Ventilación 3. Mobiliario 4. Distribución de mobiliario 5. Accesibilidad para los clientes 6. Accesibilidad para la entrega de mercadería 7. Áreas de servicios y descanso	Que se cumplan sus requerimientos o al menos los suficientes para que el nuevo espacio de trabajo sea adecuado	Influyen en aspectos funcionales y sobre la decisión de compra ya que serán los usuarios finales del nuevo edificio e influirán en las decisiones sobre el diseño de las modificaciones a la bodega.
5	Proveedores	Un área de carga y descarga adecuada que cuente con las medidas estándar requeridas para estas labores	Que el lugar cuente con las condiciones de infraestructura adecuadas para la descarga de la mercadería	Influirá sobre la decisión final del diseño de las modificaciones que se deberán hacer a la bodega
6	Gerente de Calidad	Que los artículos tengan las condiciones ambientales que garanticen su conservación y seguridad	Que el lugar cuente con las condiciones ambientales idóneas para el tipo de artículos que maneja la empresa (artículos de limpieza)	Influye en la decisión de compra, en función de los estándares de calidad que debe cumplir la bodega
7	Gerente de Ventas	Mantener siempre disponibilidad de los artículos de mayor demanda y prever capacidad de espacio en la bodega si incrementa su cartera de clientes	Que el lugar cuente con sectores especializados para fácil acceso de productos de mayor demanda Que el lugar cuente con capacidad para soportar el almacenamiento de sus artículos, en caso que haya un crecimiento de al menos un 50% en la cartera de clientes de la empresa	Influye en la decisión de compra, en función de los requerimientos de capacidad de crecimiento
8	Gerente Financiero	Que los costos se mantengan dentro del presupuesto	Que el proceso de costos sea eficiente y adecuadamente respaldado	Sobre la gestión de costos y asignación y definición sobre el presupuesto para el proyecto
9	Clientes/Consumidores	Parqueo cómodo	Un área mejorada para llegar a retirar sus productos	Parte del alcance del alcance del proyecto es satisfacer al cliente por lo que es importante su influencia en el proyecto
10	Gerente de operaciones	Una planta que permita maximizar la utilización de los recursos asi como optimizar los procesos operativos	Que el proceso genere el menor impacto posible a las actividades regulares de la empresa	Tiene autoridad sobre los usuarios finales como gerente de bodega y operarios.

4.2. Matriz para la evaluación del peso de los StakeHolders/Interesados:

· Gerente Financiero · Gerente de calidad · Gerente de ventas (Alto poder y bajo interés)	· Gerente general · Director de proyecto · Gerente de operaciones (Alto poder y alto interés)
· Clientes/Consumidores (Bajo poder y bajo interés) Estos realmente no están al tanto del proyecto por lo que tienen un bajo interés en las etapas previas	· Gerente de Bodega y supervisores de bodega · Proveedores · Dueño de la bodega (Bajo poder y alto interés)
Fuentes: PCoE_PMBOK_4TH_EDITION_TEMPLATES

Interes

4.3. Representación grafica de los Stakeholders/interesados:

5. Factores que podrían hacer que el proyecto fracase: Debido a que este proyecto tiene una alta dependencia en factores externos, los principales riesgos serian los siguientes.

5.1. Riesgo de que la compra no se concrete: Si por alguna razón las partes no logran llegar a un acuerdo en cuanto el precio de compra de la bodega el proyecto podría quedar suspendido aun antes de iniciar.

5.2. Cambios en los requerimientos: Un imprevisto aumento o disminución en las necesidades de la capacidad de la bodega debido a variaciones en la demanda podría tener como consecuencia que la bodega que ha estado siendo negociada ya no cumpla con las condiciones requeridas, lo que como consecuencia suspenderá temporalmente el proyecto mientras se toma una decisión del nuevo rumbo del mismo.

5.3. Cambios en las condiciones financieras de la empresa: La inestabilidad económica global puede cambiar las condiciones financieras de la empresa. Ya sea cambios en la liquidez o caídas en la demanda podrían tener como consecuencia que tanto la gerencia general como la financiera tomen la decisión de cancelar o al menos posponer el proyecto.

Influencia de la organización en la dirección del proyecto: debido a que la empresa tiene una organización matricial débil, pueden haber inconvenientes a la hora de aplicar la metodología del PMBOK apropiada para este proyecto, provocando que no se cumplan los objetivos en el tiempo y con la cantida